Om de stempels van een papieren kaart over te zetten, opent de eigenaar of een manager de klantenfiche in het dashboard, past het aantal stempels van de digitale kaart aan en geeft een reden op. Leg eerst een eenvoudige regel vast, bijvoorbeeld “evenveel stempels als op het papier”, en pas ze overal toe.
Hieronder leest u hoe u te werk gaat, wat u vooraf beslist en hoe u de overgangsperiode aan de toonbank organiseert.
Welke regel leg je vast voor je begint?
Beslis drie dingen en schrijf ze op een klein bordje aan de kassa.
- Hoeveel stempels u overneemt. Alle stempels van het papier, of een maximum, bijvoorbeeld zeven op tien. Een maximum voorkomt dat een klant vertrekt met een bijna verdiende beloning.
- Welk bewijs u vraagt. De papieren kaart tonen en afgeven, zodat ze niet twee keer dienst doet.
- Tot wanneer. Een einddatum, waarna het papier geen stempels meer oplevert.
Hoe pas je de stempels aan?
- De klant scant uw QR-code en voegt de kaart toe aan zijn telefoon.
- In het dashboard opent de eigenaar of manager de klantenfiche in het onderdeel Klanten.
- Hij stelt het aantal stempels van de lopende kaart in, tussen nul en het totaal aantal stempels van de kaart.
- Hij kiest een reden: vergeten stempel, vergissing of commercieel gebaar, of schrijft er zelf een.
- De klant ziet zijn kaart in zijn telefoon bijgewerkt worden.
Bereikt het aantal het totaal van de kaart, dan staat de beloning klaar. Verlaagt u het aantal op een kaart waarvan de beloning klaarstond, dan wordt de kaart weer een lopende kaart. De aanpassing telt niet als bezoek in de statistieken en kan niet vanuit de scanner ongedaan worden gemaakt.
Waarom is een reden verplicht?
Elke aanpassing wordt in de geschiedenis van de klant bijgehouden, met de wijziging, de datum, de persoon en de reden. Er wordt nooit iets gewist: bij twijfel ziet u wie wat veranderd heeft en waarom. Dat helpt ook om een aanpassing terug te vinden die per vergissing gebeurde.
Hoe beheer je de overgang aan de toonbank?
- Tijdens de overgang stempelt het team enkel digitaal: het papier krijgt geen stempels meer.
- Overzetten gaandeweg. Klanten tonen hun papier bij hun volgende bezoek; de manager past in de loop van de dag aan.
- Visuele herinnering. Een bordje bij de QR-standaard: “Papieren kaart? Toon ze, we nemen uw stempels over tot [datum].”
Wat bij een fout?
Hebt u te veel of te weinig aangepast, doe dan een nieuwe aanpassing met een nieuwe reden. Is er net per vergissing een stempel toegevoegd met de scanner, dan corrigeert de zaakvoerder of een manager dat vanuit de klantenfiche, met een reden.
Enkele tips
- Schrijf de overnameregel op en wijzig ze niet onderweg.
- Hou de papieren kaart bij, knip ze door of doorstreep ze.
- Bepaal een einddatum.
- Beperk de overname tot een redelijk aantal stempels.
- Bekijk af en toe de geschiedenis van de aanpassingen.
Voor het volledige overgangsplan leest u papier naar digitaal overstappen. Wilt u weten wat een beloning kost, bekijk dan de echte kostprijs van een beloning, en voor de formules de prijzenpagina.