Een digitale klantenkaart voor je kapsalon of barbershop

Een kapper ziet zijn klanten niet elke week, maar wel jarenlang. Bij een barbier komt een vaste klant om de drie à vier weken, in een kapsalon eerder om de zes à tien weken. Wie één keer naar een andere zaak gaat omdat jij volgeboekt was, komt niet altijd terug. Een klantenkaart met weinig stempels en een tastbare beloning geeft een reden om bij jou te blijven, ook als het eens een week later wordt.

Wat beloon je, en na hoeveel stempels?

• 6Een gratis baardtrimVoor barbiers: snel bereikt, weinig stoeltijd.
• 8Een gratis knipbeurtVoor barbiers met klanten om de drie à vier weken.
• 5Een verzorgend haarmasker bij je volgende beurtVoor kapsalons met een ritme van zes weken of meer.
• 5Een verzorgingsproduct uit je rekShampoo of styling: kost jou de inkoopprijs.

Bij een kapper is de duurste grondstof je tijd. Een gratis knipbeurt kost je een plaats in je agenda die je anders aan een betalende klant had gegeven. Een product geef je weg aan inkoopprijs. Voorbeeld: een knipbeurt bij de barbier kost € 25. Na 8 beurten heeft je klant € 200 bij je uitgegeven. Een gratis baardtrim van tien minuten of een styling-wax die je zelf aan € 6 inkoopt, kost je dan veel minder dan een volledige gratis beurt van een half uur.

Je kiest tussen 3 en 30 stempels per kaart. Kies weinig stempels: wie om de zeven weken komt, moet zijn beloning binnen het jaar halen. Een welkomststempel bij het aanmelden helpt ook. Pas je het aantal later aan, dan geldt dat alleen voor nieuwe kaarten.

Welk soort kaart past bij een kapper of barbier?

De stempelkaart (Essential) past bij de meeste salons en barbershops: één stempel per bezoek, ongeacht of het een knipbeurt of een kleuring was.

Een beurtenkaart (Pro) is ideaal voor barbiers: vijf baardtrims of vijf knipbeurten vooraf betaald, bijvoorbeeld aan een iets lagere prijs. De kaart wacht tot de klant aan de balie betaalt, je activeert ze en bij elk bezoek schrap je één beurt. Je ontvangt dan wel geld vooraf; vraag je boekhouder hoe je dat boekt.

VIP-niveaus (Pro) werken goed bij een vaste klantenkring: een niveau na 20 bezoeken met bijvoorbeeld altijd een gratis hoofdmassage bij het wassen. Het niveau staat op de kaart van de klant en je ziet het op de scanner. Een lidmaatschap met korting op producten kan als je veel verzorgingsproducten verkoopt.

Hoe stempel je bij het afrekenen?

In een salon is er geen rij zoals in een frituur, maar er is wel een moment waarop alles samenkomt: aan de balie, na de beurt, terwijl de volgende klant al in de stoel zit.

• Scan bij de betaling. De klant betaalt met Bancontact of Payconiq en houdt zijn kaart open. Je scant de pas en ziet een grote +1 met de voornaam: “Yannick · 5/8”.
• Elke kapper zijn eigen GSM. Wie zijn eigen klanten afrekent, kan met zijn eigen toestel scannen na een uitnodiging per e-mail. Liever één toestel aan de balie? Dan loggen je medewerkers in met een pincode.
• Een moeder en twee kinderen. Eén betaling, één stempel op de kaart van wie betaalt. Hebben de tieners een eigen kaart, dan kun je die apart scannen.
• Wachttijd. Tussen twee stempels op dezelfde kaart zit een wachttijd, standaard 5 minuten. Een kaart kan dus niet per ongeluk twee keer gestempeld worden.
• Vergissing? De eigenaar of een manager past de kaart aan in het dashboard met ‘Stempels aanpassen’; de reden en wie het deed worden bewaard.
• Beloning plus stempel. Krijgt de klant vandaag zijn gratis baardtrim bij een betaalde knipbeurt, tik dan op inwisselen plus de stempel van vandaag.

Ideeën per seizoen

• Lente: communies en lentefeesten. Gezinnen boeken voor de kinderen en voor zichzelf.
• Mei tot september: trouwfeesten en recepties. Kapsels voor de bruid en een verzorging voor de getuigen.
• Eind juni: proclamaties en afstudeerfeesten.
• Eind augustus: voor 1 september wil elk kind nog snel naar de kapper. Vul je agenda vroeg.
• December: kerstfeestjes en oudejaarsavond. Je drukste weken: laat klanten op tijd boeken.

Wat stuur je per push of e-mail?

Met Pro komt je bericht op het vergrendelscherm van klanten die het nieuwsvakje aanvinkten. Voorbeelden:

Let op met de doelgroep van klanten die je 30 dagen niet zag. Voor een barbier klopt dat ritme: wie na een maand niet terug was, is misschien elders gaan knippen. Voor een kapsalon met klanten om de zeven weken is 30 dagen te kort: dan bereik je ook mensen die gewoon nog niet aan de beurt zijn. Stuur in een salon je berichten dus liever naar alle klanten.

Een e-mailidee: een seizoensmail met de nieuwe trends en de producten die je gebruikt, vanaf het eigen adres van je zaak. Eén of twee berichten per maand is genoeg.

Veelgehoorde bezwaren

“Mijn klanten boeken toch al online.” Boeken is niet hetzelfde als terugkomen. Je agenda onthoudt wanneer iemand komt; een klantenkaart geeft hem een reden om bij jou te boeken in plaats van bij de zaak om de hoek.

“Mijn boekingstool heeft zelf een spaarsysteem.” Dan werkt dat alleen voor wie via die tool boekt. Fidelia zit in de Wallet van de klant, of hij nu belt, online boekt of binnenloopt.

“Een gratis knipbeurt is te duur.” Kies dan een beloning die jou weinig tijd kost: een behandeling van een paar minuten of een product aan inkoopprijs.

“Ik heb nog papieren kaartjes.” Wie overstapt, krijgt zijn bestaande stempels erbij via een correctie door een manager of de eigenaar.

Wat kost het?

Essential kost € 29 per maand: één vestiging, een stempelkaart, onbeperkt klanten en scans, de scanner voor je hele team en de eerste QR-standaard voor je balie inbegrepen. Voor een kapsalon is dat een goede start. Pro kost € 59 per maand en voegt beurtenkaarten, VIP-niveaus, pushberichten en e-mails toe, interessant voor barbiers die beurten vooraf willen verkopen. Je probeert Pro 14 dagen gratis; je betaalgegevens vul je in voor je kaart live gaat. Wie er nu bij is, krijgt Pro aan de oprichtersprijs van € 19 per maand, voor altijd.