Een digitale klantenkaart voor je koffiebar

Een koffiebar leeft van mensen die bijna elke dag terugkomen voor één kop van een paar euro. Binnen tweehonderd meter zit vaak een andere koffiebar, een bakker met een koffiemachine en een tankstation met koffie-to-go. Wie ’s ochtends gewoon de dichtstbijzijnde neemt, kies je niet met een betere bonenmelange alleen: een kaart in zijn GSM die al op 7 van 10 staat, helpt hem kiezen.

Wat beloon je, en na hoeveel stempels?

• 10Gratis koffie naar keuzeDe klassieker: een cappuccino of flat white, geen verplichte filterkoffie.
• 8Koffie met een croissant of koffiekoekWerkt goed als je ontbijt verkoopt.
• 5Gratis upgrade naar groot of havermelkKlein cadeau, snel bereikt, goed voor wie aarzelt.
• 8Thee en een stuk taart in je tearoomVoor de namiddagklanten die niet voor espresso komen.

Reken eerst wat een beloning je echt kost. Voorbeeld: een flat white kost € 3,80 aan de kassa en je betaalt zo’n € 0,70 aan bonen, melk en beker. Na 10 stempels heeft je klant € 38 bij je uitgegeven en kost de gratis koffie je € 0,70, nog geen 2 % daarvan. Je verkoopprijs telt hier niet: je geeft wat het jou kost, niet wat het op de kaart staat. Een croissant erbij kost je misschien € 0,40 extra, dus ook dat blijft klein.

Je kiest tussen 3 en 30 stempels per kaart. Voor een dagelijkse koffie zijn 8 tot 10 stempels logisch: de klant ziet binnen twee weken een beloning. Je kunt ook een welkomststempel geven bij het aanmelden, zodat de kaart niet leeg begint. Pas je later het aantal stempels aan, dan geldt dat alleen voor nieuwe kaarten: lopende kaarten houden hun regel.

Welk soort kaart past bij een koffiebar?

Voor de meeste koffiebars is de stempelkaart genoeg: één stempel per bezoek, gratis koffie op het einde. Die zit in Essential.

De beurtenkaart (Pro) is de digitale versie van de koffiekaart die kantoorklanten en studenten kennen: 10 koffies vooraf betaald. De kaart staat op niet actief tot de klant aan de kassa betaalt, jij tikt op activeren en bij elk bezoek schrap je er één. Is ze op, dan verkoop je met één tik een nieuwe. Handig voor de vaste klanten van de kantoren rond de Brusselse Noordwijk of een campus in Leuven of Gent. Omdat je het geld van de klant vooraf ontvangt, kan dat onder de regels voor cadeaubonnen vallen: check dat even met je boekhouder.

Met meerdere kaarten (Pro) bied je beide tegelijk aan: een stempelkaart voor iedereen en een beurtenkaart voor wie elke dag komt. De klant kiest op de aanmeldpagina. Punten per bestede euro zijn zelden nodig in een koffiebar, tenzij je ook bonen, molens of lunch verkoopt en de bedragen sterk verschillen. VIP-niveaus op basis van bezoeken kunnen leuk zijn voor je dagelijkse klanten, bijvoorbeeld een niveau na 50 koffies met een gratis zak bonen.

Hoe stempel je tijdens de ochtendspits?

Tussen half acht en half tien staat er een rij voor koffie-to-go en telt elke seconde. Zo hou je het snel:

• Scan bij het betalen. De klant houdt zijn GSM met de kaart open terwijl Bancontact contactloos afrekent of de melk opschuimt. Jij of je collega scant de pas met de Fidelia-scanner. Je ziet een grote +1 en de voornaam: “Lotte · 7/10”. Dan kun je haar meteen bij naam groeten.
• Waar staat de GSM? Op een standaard naast de kassa, zodat niemand moet zoeken. Op een gedeeld toestel logt je personeel in met een pincode; wie liever zijn eigen GSM gebruikt, krijgt een uitnodiging per e-mail.
• Een groepje collega’s. Betaalt één persoon voor vier koffies, dan stempelt die ene kaart. De anderen kunnen hun eigen kaart laten scannen. Door de wachttijd tussen twee stempels (standaard 5 minuten) krijgt dezelfde kaart geen dubbele stempel als iemand twee keer scant.
• Foutje? De eigenaar of een manager past de kaart aan in het dashboard met ‘Stempels aanpassen’; de reden en wie het deed worden bewaard.
• Kaart vol. De pas toont dat de beloning klaarstaat. Kiest de klant zijn gratis koffie en bestelt hij nog iets, tik dan op inwisselen plus de stempel van vandaag. Zo begint kaart 2 meteen met één stempel.

Een internetverbinding is nodig, dus zorg voor wifi of mobiele data op het toestel achter de kassa.

Ideeën per seizoen

• Januari: de examens en de koude. Een warme chocolademelk als extra beloning voor studenten in de blokperiode.
• Lente: het terras gaat open. Laat het weten aan iedereen met een kaart.
• Zomer: ijskoffie en cold brew. Zet een nieuwe zomerdrank in de kijker.
• September: de kantoren en scholen vullen weer. Het moment om nieuwe klanten de kaart te laten scannen.
• December: speculaaslatte rond Sinterklaas, een kruidige chai als de kerstmarkten opengaan.

Wat stuur je per push of e-mail?

Met Pro verschijnt een bericht op het vergrendelscherm van wie je kaart heeft en het nieuwsvakje heeft aangevinkt. Enkele voorbeelden:

Een e-mailidee: een maandelijkse nieuwsbrief met de bonen van de maand en waar ze vandaan komen, verstuurd vanaf het eigen adres van je zaak. Hou het bij één push per week of minder: een koffiebar die elke dag iets stuurt, wordt snel uitgezet. Voor klanten die je 30 dagen niet zag, bestaat er een aparte doelgroep, handig voor een korte “we missen je”.

Veelgehoorde bezwaren

“Mijn vaste klanten ken ik al.” Klopt, maar de kaart is er vooral voor wie je nog niet bij naam kent. Na een paar scans zie je hun voornaam op het scherm en die eerste stap is gezet.

“Het vertraagt de rij.” Het scannen duurt een paar seconden en gebeurt terwijl de klant toch met Bancontact betaalt. De klant hoeft geen app te openen: de kaart zit in de Wallet.

“Ik heb al een papieren kaart.” Je kunt ze een tijdje naast elkaar laten lopen. Wie overstapt, krijgt zijn bestaande stempels erbij via een correctie door een manager.

“Niet al mijn klanten hebben een iPhone.” De kaart werkt in Apple Wallet en Google Wallet, en wie geen van beide heeft, krijgt een webkaart. De pas toont zich in het Nederlands, Frans of Engels, volgens de taal van de GSM: handig in Brussel.

Wat kost het?

Essential kost € 29 per maand: een stempelkaart, onbeperkt klanten en scans, de scanner voor je hele team en de eerste QR-standaard inbegrepen. Dat is genoeg voor de meeste koffiebars. Pro kost € 59 per maand en voegt de beurtenkaart, meerdere kaarten tegelijk en pushberichten toe. Je probeert Pro 14 dagen gratis; je betaalgegevens geef je op voor je kaart live gaat. Als een van de eerste zaken in België kun je nog Pro krijgen aan de oprichtersprijs van € 19 per maand, voor altijd.