Een digitale klantenkaart voor je schoonheidssalon of nagelstudio

Klanten van een schoonheidssalon komen terug in het ritme van de behandeling: nagelopvulling om de 2 à 3 weken, wimpers bijwerken om de 3 à 4, gezichtsbehandeling één keer per maand, ontharen om de 4 à 6 weken. Dat ritme is je inkomen. Slaat een klant één opvulling over en probeert ze de studio bij haar kantoor, dan verhuist de gewoonte met haar mee. Een klantenkaart die dat ritme beloont, plus de mogelijkheid om behandelpakketten te verkopen, houdt de volgende afspraak bij jou.

Wat beloon je, en na hoeveel stempels?

Beloon iets wat bij de volgende afspraak past en geen volledig tijdslot opslorpt.

• 6Gratis nail art bij je volgende opvullingEen paar minuten werk, zichtbaar resultaat.
• 5Gratis wenkbrauwtintNa 5 keer wimpers bijwerken: snel toe te voegen aan dezelfde afspraak.
• 5Een hand- of voetmasker bij je behandelingVoelt als een cadeautje, met een lage productkost.
• 8Een product uit je rekEen nagelriemolie of een serum, aan je aankoopprijs.

Je kost is product plus tijd. Rekenvoorbeeld: nail art duurt 10 minuten en kost misschien € 1 aan product. Een klant die € 40 per opvulling betaalt, heeft na 6 bezoeken € 240 uitgegeven. Tien minuten van je tijd en € 1 product is weinig daarnaast. Een volledige gratis opvulling is daarentegen een tijdslot van 60 minuten dat je had kunnen verkopen.

Kaarten tellen tussen 3 en 30 stempels. Voor nagels en wimpers werkt 5 of 6; voor maandelijkse gezichtsbehandelingen zijn 5 stempels al vijf maanden. Het aantal later wijzigen geldt alleen voor nieuwe kaarten.

Welk soort kaart past bij een schoonheidssalon?

De stempelkaart zit in Essential en dekt het eenvoudige geval: één stempel per afspraak.

Bij schoonheidssalons komen de andere kaarttypes in Pro het best tot hun recht:

• Pakketkaart: het klassieke behandelpakket, bijvoorbeeld 5 gezichtsbehandelingen of 6 laserbeurten vooraf betaald. De kaart toont “Nog niet actief · betaal aan de balie” tot je personeel op Activeren tikt, daarna Gebruik 1 per behandeling. Is het pakket op, dan voegt Pakket verkopen een nieuw toe.
• Lidmaatschap: een korting op producten of een voordeel, 1 tot 24 maanden geldig of zonder einddatum. Je personeel activeert het na betaling en doet bij elk bezoek een Check-in.
• Prepaidsaldo: klanten laden op, eventueel met een bonus, en je personeel boekt af van het saldo. Sommige klanten kopen het als cadeau.
• VIP-niveaus op bezoeken: bijvoorbeeld een niveau na 15 bezoeken met 10 % korting op producten. Het staat op de pas en op de scanner.

Pakketten, prepaidsaldo’s en cadeaus betekenen dat je geld van klanten vooraf bijhoudt. Dat kan onder de regels voor cadeaubonnen of elektronisch geld vallen, dus check het met je boekhouder voor je ze verkoopt. Met Pro kun je meerdere kaarten tegelijk laten lopen, bijvoorbeeld een stempelkaart voor nagels en een pakketkaart voor gezichtsbehandelingen.

Hoe stempel je tijdens de drukte?

Het drukke moment in een salon is zaterdag en de weekavonden na kantooruren, wanneer de ene klant afrekent, de volgende wacht en twee schoonheidsspecialistes midden in een behandeling zitten.

Scan aan de balie bij het afrekenen, terwijl de klant met Bancontact of Payconiq betaalt. Is er geen receptioniste, dan scant de specialiste die de behandeling deed met haar eigen telefoon en de personeelsrol. De scanner toont “+1”, de voornaam van de klant en haar voortgang, bijvoorbeeld “Inès · 4/6”.

• Meerdere specialistes: elk uitgenodigd per e-mail met de personeelsrol, of één tablet aan de balie met een pincode per persoon. Bij elke stempel wordt bewaard wie hem scande.
• Twee behandelingen, één bezoek: nagels en wimpers in dezelfde namiddag. De wachttijd, standaard 5 minuten, blokkeert een tweede stempel op één kaart; bepaal of dat één bezoek of twee is en stel de wachttijd daarop in.
• Pakketbezoeken: je personeel tikt op Gebruik 1 in plaats van te stempelen.
• Vergissingen: de eigenaar of een manager past de kaart aan in het dashboard met “Stempels aanpassen”; de reden en wie het deed worden bewaard.
• Beloning: de klant krijgt een melding op het vergrendelscherm als de kaart vol is. Bij de volgende afspraak tikt je personeel op Inwisselen + stempel van vandaag.

Ideeën per seizoen en gelegenheid

• Februari: Valentijn. Behandelingen voor koppels, cadeauopladingen.
• Mei: Moederdag, de tweede zondag van mei in het grootste deel van België. In Antwerpen is Moederdag traditioneel op 15 augustus, dus plan daar een tweede golf.
• Mei tot september: huwelijksseizoen. Bruidsnagels, wimpers, proefmake-up.
• Zomer: pedicures en sandalenseizoen, ontharen.
• December: feestnagels, gel in feestelijke kleuren, cadeau-ideeën.

Wat stuur je per push of e-mail?

Pushberichten en e-mails zitten in Pro en bereiken alleen klanten die het nieuwsvakje aanvinkten. In een salon is een push de snelste manier om een gat na een annulering op te vullen.

Voorbeelden van pushberichten:

• Titel: “Last-minuteplek morgen” Tekst: “Morgen om 10 uur is er een plek vrijgekomen voor nagels of een wenkbrauwtint. Boek in onze app of bel ons.”
• Titel: “Moederdagcadeaus” Tekst: “Verwen haar met een gezichtsbehandeling of een prepaidsaldo om in de salon te besteden. Vraag ernaar aan de balie deze week.”
• Titel: “Je beloning staat klaar” Tekst: “Je kaart is vol: gratis nail art bij je volgende opvulling.”

De doelgroep “al 30 dagen niet gezien” past goed bij nagels en wimpers: 30 dagen zonder opvulling betekent meestal dat een klant te laat is of naar elders trok. Bij gezichtsbehandelingen in een maandritme ligt dat op de grens, dus stuur dan liever naar alle klanten.

E-mailidee: een “iets nieuws”-mail met foto’s van de nagelkleuren van het seizoen of een nieuwe behandeling, vanaf het eigen adres van je salon.

Veelgehoorde bezwaren

“Mijn boekingsapp heeft zelf een spaarsysteem.” Dat leeft in die app en werkt alleen zolang je ze gebruikt. Fidelia staat in de wallet op de telefoon van de klant en blijft als je van boekingsprogramma verandert.

“Ik wil geen behandelingen weggeven.” Beloon extra’s en producten, geen volledige afspraken. Pakketten in Pro brengen zelfs geld binnen voor het werk gedaan is.

“Mijn klanten hebben al mijn papieren kaart.” Een manager kan de stempels van papier toevoegen met een correctie en een reden, zodat niemand zijn voortgang verliest.

“Ik heb internationale klanten.” De kaart volgt de taal van de telefoon van de klant: Frans, Nederlands of Engels.

Wat kost het?

Essential kost € 29 per maand excl. btw met één stempelkaart, onbeperkt klanten en scans en je eerste QR-standaard inbegrepen. De meeste schoonheidssalons kiezen voor Pro, aan € 59 per maand, voor pakketten, lidmaatschappen, prepaidsaldo, VIP-niveaus en last-minutepushberichten. Pro probeer je 14 dagen gratis.

Voor haar- en baardverzorging lees je de pagina voor kappers en barbiers. Voor yoga- of pilatesstudio’s met lessenkaarten ontdek je hoe Fidelia werkt op de startpagina.