Een digitale klantenkaart voor je café of bar

Een goed buurtcafé draait op stamgasten: de afterwork op donderdag, het quizteam dat al jaren aan dezelfde tafel zit, de mensen die komen voor de match. In België is de concurrentie een paar straten verder en elke vrijdag kiest iemand tussen jouw café en het volgende. Een klantenkaart die belooft dat je komt, en niet dat je meer drinkt, laat die keuze in jouw voordeel uitvallen zonder dat alcohol de prijs wordt.

Wat beloon je in een café?

De regels rond alcoholpromotie zijn streng in België. Een kaart waarop mensen stempels per drankje sparen, of waarbij de beloning een gratis pint is, is precies wat je moet vermijden. Beloon je het bezoek met eten, een alcoholvrije drank, toegang of merchandise, dan stel je de vraag niet eens. Twijfel je, vraag dan voor de lancering advies aan je gemeente of een jurist. Deze pagina is geen juridisch advies.

Wat beloon je, en na hoeveel stempels?

• 8Een borrelplank voor aan tafelKaas, worst of bitterballen, om te delen met vrienden.
• 5Gratis quizinschrijving voor je teamBeloont de stamgasten die je rustige weekavond vullen.
• 10Een gratis croque of burger uit de keukenVoor cafés met een kleine keukenkaart.
• 12Merchandise van het café: tote bag of glasStamgasten dragen en tonen graag hun stamcafé.

Rekenvoorbeeld: een stamgast geeft ongeveer € 30 per avond uit. Acht bezoeken brengen € 240 op. Een borrelplank met een kostprijs van € 4 is minder dan 2 % daarvan. Quizinschrijving aan € 5 per persoon voor een team van vier is € 20 weggegeven na vijf bezoeken, ongeveer 13 % van wat het team die avonden uitgaf: redelijk voor een avond die je vol wilt. Dit zijn voorbeeldcijfers.

Kaarten tellen tussen 3 en 30 stempels. Het aantal wijzigen geldt alleen voor nieuwe kaarten.

Welk soort kaart past bij een café?

De stempelkaart (Essential), één stempel per bezoek, is de juiste basis. Zet de wachttijd lang genoeg zodat een kaart maar één keer per avond gestempeld kan worden.

VIP-niveaus (Pro) passen het best bij een café. Stel niveaus in op basis van het aantal bezoeken, bijvoorbeeld het niveau “Stamgast” na 20 bezoeken, en koppel er een voordeel aan, zoals een gereserveerde quiztafel of een eerste blik op evenementen. Het nieuwe niveau staat op de pas van de klant en op de scanner, zodat de barman weet wie wie is.

Punten of cashback per bedrag (Pro) belonen wie meer uitgeeft, en in een café betekent dat meer drinken. Vermijd ze aan de baarzijde.

Hoe stempel je op een drukke avond?

Op vrijdag- en zaterdagavond is er geen tijd voor iets traags. Scan één keer, bij de eerste bestelling of wanneer het rondje betaald wordt. Wie betaalt, toont zijn kaart, de barman scant ze met de cafételefoon en het scherm toont “+1” met een voornaam en de voortgang.

• Cafételefoon: één telefoon op een standaard naast de betaalterminal, ingelogd met een pincode, zodat elke barman kan scannen. Personeelsaccounts openen alleen de scanner.
• Eén stempel per avond: zet een lange wachttijd, zodat een tweede scan dezelfde avond geblokkeerd wordt.
• Verkeerde klant: de eigenaar of een manager past de kaart aan in het dashboard met “Stempels aanpassen”; de reden en wie het deed worden bewaard.
• Beloning klaar: de pas toont het op de telefoon van de klant. Tik op de knop om in te wisselen wanneer de borrelplank vertrekt.

De scanner heeft internet nodig, dus hou hem op de eigen wifi van het café en niet op een gastennetwerk dat wegvalt als de zaak vol zit.

Ideeën per seizoen en gelegenheid

• Elke week: quizavond, livemuziek, afterwork op donderdag of vrijdag.
• Voetbal: matchen van de Rode Duivels, de Belgische competitie, Champions League-avonden.
• Carnavalsperiode: een paar drukke dagen die je best vroeg aankondigt.
• Terrasseizoen (lente tot vroege herfst): de eerste zonnige dag dat het terras opengaat is nieuws.
• Kerstmarkten en december: bedrijfs- en vriendenetentjes. Vul de weekdagen vroeg.

Wat stuur je per push of e-mail?

Pushberichten (Pro) verschijnen op het vergrendelscherm en bereiken alleen klanten die het nieuwsvakje aanvinkten. Hou ze bij evenementen, eten en sfeer. Voorbeelden:

• Voorbeeld · titel: “Quiz vanavond om 20 uur” · bericht: “Kom met je team. Kaarthouders met 5 stempels spelen gratis mee.”
• Voorbeeld · titel: “Topmatch op groot scherm” · bericht: “Aftrap om 20.45 uur. Snacks uit de keuken tot 22 uur.”
• Voorbeeld · titel: “Het terras is open” · bericht: “Het terras gaat vanaf vandaag open. Kom deze week langs na het werk.”

E-mail werkt voor het programma van de maand, verstuurd vanaf het eigen adres van je café. Een paar pushberichten per maand zijn ruim voldoende, en alleen als er iets te beleven valt.

Veelgehoorde bezwaren

“Een klantenkaart zonder gratis drankjes werkt niet.” Stamgasten komen voor de mensen en de evenementen. Een quiztafel, een borrelplank en een stamgastniveau zijn beloningen waar ze over praten.

“Het is te luid en te druk om te scannen.” Het is één scan per klant per avond, een paar seconden bij het afrekenen, met de telefoon vast naast de terminal.

“Mensen gaan kaarten delen.” De wachttijd blokkeert herhaalde stempels op één kaart en bij elke stempel worden barman, locatie en toestel bewaard.

“Mijn klanten geven hun gegevens niet in een café.” Ze geven een voornaam en een e-mailadres, niets anders, en nieuws is opt-in.

Wat kost het?

Essential kost € 29 per maand voor één café met een stempelkaart en onbeperkt klanten en scans. Pro kost € 59 per maand en voegt VIP-niveaus, pushberichten voor quiz- en matchavonden en e-mails toe, waar een café de meeste waarde uit haalt. Pro probeer je 14 dagen gratis. Prijzen zijn excl. btw.

Serveert je café ook lunch? Lees dan de pagina voor koffiebars en die voor restaurants.