Privacybeleid

Fidelia is een dienst voor digitale klantenkaarten in Apple Wallet en Google Wallet. Fidelia is een merk van, en wordt uitgebaat door, Metadia Ltd, een vennootschap ingeschreven in Engeland en Wales onder ondernemingsnummer 14573833, met maatschappelijke zetel te 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londen WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk (“Fidelia”, “wij”). Onze websites zijn fidelia.se, app.fidelia.se en api.fidelia.se.

Voor elke vraag over dit beleid of over uw persoonsgegevens kunt u schrijven naar hello@fidelia.se. Wij antwoorden uiterlijk binnen één maand.

Fidelia verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de ondernemingen die zich inschrijven (“handelaars”), van hun personeel en van de bezoekers van onze websites. Dit beleid beschrijft die verwerking volledig.
• Wij zijn verwerker voor de gegevens van de klanten die een klantenkaart van een handelaar bezitten (“kaarthouders”). De handelaar is de verwerkingsverantwoordelijke: hij beslist om een getrouwheidsprogramma te voeren en wat hij ermee doet. Wij verwerken die gegevens uitsluitend namens de handelaar en volgens zijn instructies, op grond van onze verwerkersovereenkomst.

Hebt u een klantenkaart, dan is de winkel die u de kaart heeft gegeven verantwoordelijk voor uw gegevens. U kunt rechtstreeks contact opnemen met de winkel, of ons schrijven: wij geven uw verzoek dan door en helpen de winkel om het te beantwoorden.

Wanneer een onderneming Fidelia gebruikt, verwerken wij:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als een veilige hash) of het Google-account waarmee wordt aangemeld, taal en rol (eigenaar, manager of medewerker).
• De controle van het e-mailadres vóór de eerste betaling: een eenmalige code die naar dat adres wordt gestuurd (we bewaren er alleen een hash van, 30 minuten geldig) en de datum waarop het adres is bevestigd.
• Bedrijfsgegevens: handelsnaam, categorie, land, adressen en kaartposities van de vestigingen, logo, kleuren en de teksten van de klantenkaarten.
• Teamgegevens: e-mailadressen van uitgenodigde medewerkers en een gehashte pincode voor gedeelde toonbanktelefoons.
• Facturatiegegevens: formule, facturatieperiode, status van het abonnement, facturen en de klantreferentie bij Stripe. Kaart- en bankgegevens worden bij Stripe ingevoerd en komen nooit op onze servers terecht.
• Activiteitsgegevens: welke medewerker een stempel heeft toegekend of een beloning heeft ingewisseld, wanneer, in welke vestiging en vanaf welk toestel. Dit register beschermt de handelaar tegen vergissingen en misbruik.
• Bestellingen van QR-standaards: leveringsadres, contactpersoon, geüploade drukbestanden en de historiek van de bestelling.
• Ondersteuning: de berichten die u ons stuurt en onze antwoorden.

Wanneer u deelneemt aan het getrouwheidsprogramma van een winkel, worden de volgende gegevens namens die winkel verwerkt:

• Uw voornaam, die het personeel ziet wanneer het uw kaart scant.
• Uw e-mailadres, gevraagd bij de inschrijving: zo is er één kaart per adres en per kaarttype, en kan de winkel u helpen een verloren kaart terug te vinden.
• Uw taal, de datum waarop u zich hebt aangesloten en de datum waarop u de voorwaarden hebt aanvaard.
• Of u het vakje hebt aangevinkt om nieuws van de winkel te ontvangen. Zonder dat vinkje kan de winkel u via Fidelia geen berichten sturen.
• Uw kaart: een willekeurig kaartnummer, de wallet die u gebruikt (Apple Wallet, Google Wallet of een webkaart) en, voor Apple Wallet, de technische identificatiegegevens die uw iPhone ons bezorgt zodat wij de kaart kunnen bijwerken.
• De historiek van uw kaart: stempels, punten of saldo, ingewisselde beloningen en, voor elke handeling, het tijdstip, de vestiging en de medewerker die ze heeft uitgevoerd.

Om geautomatiseerde inschrijvingen tegen te gaan, bewaart de inschrijfpagina gedurende één dag een gezouten hash van uw IP-adres. Wij vragen nooit naar uw familienaam, telefoonnummer, geboortedatum of betaalgegevens, en wij volgen uw locatie niet: de kaart kan in de buurt van de winkel een herinnering op uw vergrendelscherm tonen, maar dat wordt door uw telefoon bepaald, niet door ons.

Onze hostingprovider registreert technische serverlogs (IP-adres, browser, opgevraagde pagina, tijdstip) om de sites veilig en werkend te houden; deze logs worden kort bewaard, hoogstens 30 dagen.

Wanneer u fidelia.se opent, worden het land van uw IP-adres en de taal van uw browser eenmalig gebruikt om u naar het juiste land en de juiste taal te leiden. Er wordt niets opgeslagen.

Als je via een van onze advertentie- of campagnelinks binnenkomt, bevat de link campagnetags in het adres (utm-parameters, bijvoorbeeld “utm_campaign=r1-bxl-fr”). Ze noemen de campagne, niet jou. Als je daarna een handelaarsaccount aanmaakt, worden deze tags en de pagina waarop je je aanmeldde bij het account opgeslagen, zodat we weten uit welke campagne het komt. Hetzelfde geldt als je vraagt om teruggebeld te worden: de tags worden bij je verzoek opgeslagen. De tags zelf gebruiken geen cookies, en als je je aanmeldt zonder zo’n link, wordt er niets geregistreerd. Als je de Meta-pixel hebt geaccepteerd (zie hieronder), ontvangt Meta ook het adres van de pagina’s die je bezoekt, inclusief deze tags.

Alleen als je ze accepteert in onze cookiebanner, gebruiken fidelia.se en de aanmeld-, inlog- en terugbelpagina’s van app.fidelia.se ook Google Analytics (statistieken: bezochte pagina’s, tijd op de site, type toestel en browser, geschatte locatie op basis van het IP-adres, en welke links en campagnes bezoekers aanbrengen) en de Meta-pixel (advertenties: die laat Meta weten dat een browser die onze advertenties op Facebook of Instagram zag, onze site bezocht, een account of een zaak aanmaakte of een terugbelverzoek deed, zodat we onze advertenties kunnen meten, verbeteren en tonen aan vergelijkbare zaken). We sturen je e-mailadres, naam of telefoonnummer niet naar Google of Meta. Als je weigert, wordt geen van beide geladen en werkt de site precies hetzelfde.

Als u via fidelia.se vraagt om teruggebeld te worden, slaan we de opgegeven naam of het adres van de zaak op (met het volledige adres en de Google Maps-plaatsaanduiding als u een van de suggesties van Google kiest), het gekozen tijdstip, uw voornaam, uw telefoonnummer, de naam van uw zaak als u die opgeeft, de taal van de pagina en eventuele campagnetags van de link waarmee u binnenkwam.

We gebruiken deze gegevens alleen om u op het gekozen tijdstip te bellen en u te helpen Fidelia in te stellen. Ze worden per e-mail naar ons team gestuurd en met geen enkele derde gedeeld. Rechtsgrond: maatregelen die op uw verzoek worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6, lid 1, onder b), AVG).

Om geautomatiseerde aanvragen tegen te houden, bewaren we één dag een gezouten hash van uw IP-adres. Het verzoek zelf wordt twaalf maanden na verzending verwijderd; u kunt vragen het eerder te wissen door te mailen naar hello@fidelia.se.

• Om de dienst aan handelaars te leveren: het account aanmaken en beheren, de scanner laten werken, de kaarten bijwerken en dienstmails versturen. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst met de handelaar (artikel 6, lid 1, b), AVG).
• Om het abonnement en de bestellingen van QR-standaards te factureren en een boekhouding bij te houden. Rechtsgrond: overeenkomst en wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, b) en c)).
• Om Fidelia te beveiligen, fraude en misbruik te voorkomen en rechtsvorderingen te verdedigen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige dienst (artikel 6, lid 1, f)).
• Om handelaars te informeren over belangrijke wijzigingen, nieuwe functies en aanbiedingen in verband met Fidelia. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang; u kunt zich op elk moment afmelden voor niet-essentiële e-mails.
• Om vragen om ondersteuning te beantwoorden. Rechtsgrond: overeenkomst of gerechtvaardigd belang.
• Het bereik van onze websites meten (Google Analytics) en de resultaten van onze advertenties (Meta-pixel). Rechtsgrond: je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG en de regels over cookies), gegeven in de cookiebanner. Je kunt ze altijd intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina van fidelia.se.

Voor kaarthouders wordt de rechtsgrond gekozen door de handelaar als verwerkingsverantwoordelijke; doorgaans is dat de uitvoering van het getrouwheidsprogramma waaraan u deelneemt, en uw toestemming voor nieuwsberichten. Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken de gegevens van kaarthouders nooit voor onze eigen marketing.

Wij doen een beroep op de volgende dienstverleners. Elk van hen ontvangt alleen wat nodig is voor zijn taak en is gebonden door een verwerkersovereenkomst:

• Supabase (database, aanmelding, bestandsopslag en serverfuncties). De gegevens worden gehost in de Europese Unie, in Frankfurt (Duitsland).
• o2switch (Frankrijk): hosting van fidelia.se, app.fidelia.se en api.fidelia.se, en onze e-mailserver.
• Stripe (Ierland): betalingen, abonnementen en facturen. Uitsluitend gegevens van handelaars.
• Apple: aflevering van updatemeldingen aan kaarten in Apple Wallet. Apple ontvangt enkel een technisch pushtoken, niet de inhoud van de kaart.
• Google: opslag en weergave van kaarten in Google Wallet. Google ontvangt wat op de kaart wordt getoond (winkel, ontwerp, kaartnummer, voortgang en, indien getoond, de voornaam).
• Cloudflare: domeinnaamdienst (DNS) en netwerkbeveiliging.
• Google Ireland Limited: Google Analytics, alleen met je toestemming. Google Analytics 4 bewaart geen IP-adressen, en advertentiefuncties (Google Ads-signalen, gepersonaliseerde advertenties) staan uit.
• Meta Platforms Ireland Limited: de Meta-pixel, alleen met je toestemming. Voor het verzamelen van de gegevens via de pixel en het doorsturen naar Meta zijn Fidelia en Meta gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk volgens Meta’s Controller Addendum; Meta is als enige verantwoordelijk voor wat het daarna met de gegevens doet (zie het privacybeleid van Meta, dat ook uitlegt hoe je je rechten bij Meta uitoefent).

Handelaars die de pagina Vestigingen van het dashboard of de stap “Zaak” bij het aanmelden gebruiken, en bezoekers van het terugbelformulier, laden ook Google Maps Platform om een zaak of een adres op te zoeken en op een kaart te plaatsen. Google ontvangt dan het IP-adres, browsergegevens en de ingetikte zoekopdracht, en treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (zie het privacybeleid van Google). Kaarthouders laden via Fidelia nooit Google Maps.

Binnen het account van een handelaar zien medewerkers alleen de voornamen van kaarthouders; eigenaars en managers zien ook de e-mailadressen en de historiek. Wij kunnen gegevens ook bekendmaken wanneer de wet dat vereist, bijvoorbeeld aan een rechtbank of een overheidsinstantie.

Onze database en websites worden gehost in de Europese Unie. Sommige providers (Supabase, Stripe, Apple, Google, Meta, Cloudflare) behoren tot groepen in de Verenigde Staten en kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte inzien of doorgeven, bijvoorbeeld voor support, beveiliging of, bij Google Analytics en de Meta-pixel, hun eigen verwerking. In dat geval worden doorgiften beschermd door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) als de provider gecertificeerd is, of door de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig.

Metadia Ltd is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Persoonsgegevens waartoe ons team vanuit het Verenigd Koninkrijk toegang heeft, zijn beschermd door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk; onze verwerking valt daarnaast onder de UK GDPR en de Data Protection Act 2018.

• Accounts van handelaars: zolang het account openstaat. Na afsluiting van het account worden de gegevens binnen 30 dagen gewist, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: gedurende de termijn die het Britse vennootschaps- en belastingrecht voorschrijft, momenteel zes jaar na het einde van het boekjaar.
• Gegevens van kaarthouders: zolang de handelaar Fidelia gebruikt, of tot de handelaar of de kaarthouder om wissing verzoekt. Wanneer een kaarthouder wordt verwijderd, worden de voornaam en het e-mailadres onmiddellijk gewist en werkt de kaart niet meer; de anonieme historiek van de stempels blijft bewaard, zodat de statistieken van de winkel correct blijven.
• Identificatiegegevens van Apple Wallet-toestellen van een verwijderde kaart: gewist drie dagen na de verwijdering, zodra de telefoon de gedeactiveerde kaart heeft ontvangen.
• Gezouten IP-hashes van de inschrijfpagina en het terugbelformulier: één dag. Terugbelverzoeken: twaalf maanden. Serverlogs: hoogstens 30 dagen.
• Ondersteuningsberichten: tot twee jaar na de laatste uitwisseling.
• Cookiekeuze: zes maanden, daarna vragen we het opnieuw. Google Analytics: cookies tot 13 maanden, statistieken 14 maanden bewaard in Google Analytics. Meta-pixel: de _fbp-cookie 90 dagen; Meta bewaart de ontvangen gegevens volgens zijn eigen privacybeleid.

Gegevens worden versleuteld tijdens de overdracht (HTTPS) en in rust. Elke onderneming heeft alleen toegang tot haar eigen gegevens, wat in de database zelf wordt afgedwongen (row-level security). Medewerkers zien alleen wat hun rol vereist. Kaartnummers zijn willekeurig en onmogelijk te raden, wachtwoorden en pincodes worden als hash opgeslagen en elke stempel wordt geregistreerd in een auditlogboek dat niet kan worden gewijzigd. De toegang van ons eigen team is beperkt tot wat nodig is voor ondersteuning en onderhoud.

Op grond van de AVG hebt u het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie of wissing ervan, op beperking van de verwerking, op ontvangst ervan in een overdraagbaar formaat, het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken (dit doet geen afbreuk aan de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden).

Handelaars kunnen deze rechten uitoefenen door te schrijven naar hello@fidelia.se. Kaarthouders wenden zich best tot de winkel, die een klant rechtstreeks in zijn dashboard kan inzien, corrigeren en verwijderen; u kunt ook ons schrijven, dan geven wij uw verzoek door. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij gevolg geven aan een verzoek.

Meent u dat uw gegevens niet correct worden behandeld, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), of bij de autoriteit van het land waar u woont of werkt. Aangezien Metadia Ltd in het Verenigd Koninkrijk gevestigd is, kunt u ook terecht bij de Britse toezichthouder, het Information Commissioner’s Office (ICO, ico.org.uk). Wij stellen het op prijs als u ons eerst de kans geeft om het samen met u op te lossen.

fidelia.se en de aanmeld-, inlog- en terugbelpagina’s van app.fidelia.se plaatsen alleen niet-essentiële cookies als je ze accepteert in onze cookiebanner. Weigeren is even eenvoudig als accepteren, en je kunt je keuze altijd wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina van fidelia.se. Als je je toestemming intrekt, worden de cookies verwijderd.

Met je toestemming: Google Analytics (cookies _ga en _ga_…, statistieken) en de Meta-pixel (cookies _fbp en, als je via een Facebook- of Instagramlink kwam, _fbc, advertenties). Altijd: één strikt noodzakelijke cookie, fidelia_consent, die je keuze onthoudt. Pagina’s voor kaarthouders (de aanmeldpagina en de webkaart) en de scanner van het personeel laden nooit Google Analytics of de Meta-pixel.

Om deze cookiebanner te verbeteren, tellen we welke versie werd getoond en op welke knop werd geklikt (accepteren, weigeren of een eigen keuze), met de taal van de pagina. Deze telling bevat geen identificatie: geen cookie, geen IP-adres, niets dat ze aan jou koppelt.

De Fidelia-app (app.fidelia.se) bewaart ook enkele gegevens in je browser die strikt noodzakelijk zijn om te werken: je inlogsessie, je taal- en weergavevoorkeuren en de toestand van de scanner. Ze worden niet gebruikt om je te volgen en er is geen toestemming voor nodig.

Tijdens het aanmelden bewaart de app ook uw aanmeldkeuzes (land, taal, formule en eventuele campagnetags uit de link) in uw browser tot uw zaak is aangemaakt; daarna worden ze gewist.

• Geen geautomatiseerde besluitvorming: wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Beloningen worden berekend volgens de regels die de handelaar voor zijn kaart heeft gekozen.
• Fidelia is een dienst voor ondernemingen. Getrouwheidsprogramma’s zijn gericht op volwassenen; handelaars mogen kinderen onder de door de plaatselijke wetgeving vereiste leeftijd niet uitnodigen om deel te nemen zonder toestemming van een ouder.
• Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer de dienst of de wetgeving verandert. De datum bovenaan geeft de huidige versie aan. Over belangrijke wijzigingen brengen wij handelaars per e-mail op de hoogte.