Pour reprendre les tampons d’une carte papier, le propriétaire ou un responsable ouvre la fiche du client dans le tableau de bord, règle le nombre de tampons de la carte digitale et indique un motif. Fixez avant tout une règle simple, par exemple « autant de tampons que sur le papier », et appliquez-la partout.
Voici comment procéder, quoi décider avant, et comment organiser la période de transition au comptoir.
Quelle règle fixer avant de commencer ?
Décidez trois choses et écrivez-les sur un petit panneau à la caisse.
- Combien de tampons reprendre. Tous ceux du papier, ou un maximum, par exemple sept sur dix. Le plafond évite qu’un client reparte avec une récompense presque acquise.
- Quelle preuve demander. Voir la carte papier et la garder, pour qu’elle ne serve pas deux fois.
- Jusqu’à quand. Une date de fin, après laquelle le papier ne donne plus de tampons.
Comment ajuster les tampons ?
- Le client scanne votre code QR et ajoute la carte à son téléphone.
- Dans le tableau de bord, le propriétaire ou le responsable ouvre la fiche du client dans la section Clients.
- Il règle le nombre de tampons de la carte en cours, entre zéro et le nombre de tampons de la carte.
- Il choisit un motif : tampon oublié, erreur ou geste commercial, ou en écrit un.
- Le client voit sa carte se mettre à jour dans son téléphone.
Si le nombre atteint le total de la carte, la récompense est prête. Si vous baissez le nombre sur une carte dont la récompense était prête, la carte repasse en cours. L’ajustement ne compte pas comme une visite dans les statistiques et n’est pas annulable depuis le scanner.
Pourquoi un motif obligatoire ?
Chaque ajustement est enregistré dans l’historique du client avec le changement, la date, la personne et le motif. Les écritures ne sont jamais effacées : en cas de doute, vous voyez qui a changé quoi et pourquoi. C’est utile aussi pour retrouver un ajustement fait par erreur.
Comment gérer la transition au comptoir ?
- Pendant la transition, l’équipe tamponne en digital uniquement : le papier ne reçoit plus de tampons.
- Reprise au fil de l’eau. Les clients présentent leur papier à leur prochain passage ; le responsable ajuste dans la journée.
- Rappel visuel. Un panneau près du support QR : « Carte papier ? Montrez-la, on reprend vos tampons jusqu’au [date]. »
Que faire en cas d’erreur ?
Si vous avez ajusté trop ou pas assez, refaites un ajustement avec un nouveau motif. Si un tampon vient d’être ajouté par erreur au scanner, le gérant ou un manager le corrige depuis la fiche du client, avec une raison.
Quelques conseils
- Écrivez la règle de reprise, et ne la changez pas en cours de route.
- Reprenez la carte papier, découpez-la ou barrez-la.
- Fixez une date de fin.
- Limitez la reprise à un nombre raisonnable de tampons.
- Contrôlez de temps en temps l’historique des ajustements.
Pour le plan complet de la transition, lisez passer de la carte papier au digital. Pour calculer ce que coûte une récompense, voyez le coût réel d’une récompense, et pour les formules, la page des tarifs.