Waar worden de gegevens opgeslagen?
- Database, aanmelding, bestanden en serverfuncties: Supabase, gehost in de Europese Unie, in Frankfurt, Duitsland.
- Websites, app en e-mailserver: o2switch, in Frankrijk.
Sommige leveranciers behoren tot groepen met hoofdzetel in de Verenigde Staten en kunnen gegevens raadplegen van buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld voor ondersteuning of beveiliging. Die doorgiftes zijn gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals beschreven in ons privacybeleid.
Welke gegevens bewaart Fidelia over je klanten?
Alleen wat de kaart nodig heeft:
- voornaam (getoond aan je personeel bij het scannen),
- e-mailadres (één kaart per adres en per kaart; een verloren kaart terugvinden),
- taal, inschrijfdatum en of ze het vakje voor je nieuws aanvinkten,
- de kaart: een willekeurig nummer, de gebruikte wallet en, voor Apple Wallet, de technische identificatiegegevens die nodig zijn om ze bij te werken,
- de geschiedenis: stempels, punten of saldo, beloningen, met het tijdstip, de plaats en de medewerker van elke handeling.
Geen familienaam, GSM-nummer, geboortedatum of betaalgegevens, en geen locatietracking: herinneringen in de buurt van je zaak worden beslist op de telefoon van de klant, die zijn positie vergelijkt met het adres van je zaak op de kaart.
Hoe worden de gegevens beschermd?
- Versleuteling tijdens het transport (HTTPS/TLS) en in rust.
- Scheiding tussen zaken afgedwongen in de database zelf (row-level security): een zaak kan nooit de gegevens van een andere lezen.
- Rollen: het personeel ziet voornamen en de kaart die het scant; alleen eigenaars en managers zien e-mailadressen, geschiedenis en exports.
- Willekeurige kaartnummers van 128 bits; de QR-code op de kaart bevat alleen dat nummer.
- Een geschiedenis die alleen aangevuld wordt: stempels en beloningen kunnen niet bewerkt of verwijderd worden, enkel gecorrigeerd door een nieuwe geregistreerde handeling.
- Wachtwoorden opgeslagen als hashes, ondertekeningssleutels buiten de broncode, limieten tegen misbruik, regelmatige back-ups.
- De toegang van ons eigen team is beperkt tot ondersteuning en onderhoud, met individuele accounts, en elke ondersteuningshandeling wordt geregistreerd.
Wie verwerkt de gegevens?
| Leverancier | Waarvoor |
|---|---|
| Supabase | Database, aanmelding, bestandsopslag, serverfuncties (EU, Frankfurt) |
| o2switch (Frankrijk) | Hosting van de websites en de app; e-mailserver |
| Apple | Updatemeldingen naar kaarten in Apple Wallet (alleen een technisch pushtoken) |
| Kaarten in Google Wallet, voor klanten die het gebruiken | |
| Cloudflare | Domeinnaamdienst en netwerkbescherming |
| Stripe (Ierland) | Betalingen en facturen: alleen gegevens van zaakeigenaars, nooit van kaarthouders |
De AI-assistent in het dashboard stuurt de teksten die je in het paneel typt via de dienst OpenRouter naar een taalmodel. Hij ontvangt nooit je klantenlijst.
We verwittigen je per e-mail minstens 30 dagen voordat we een subverwerker van de gegevens van je klanten toevoegen of vervangen.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
| Gegevens | Bewaard |
|---|---|
| Je zaakaccount | Zolang het open is; binnen 30 dagen na sluiting gewist (behalve wat de wet ons verplicht te bewaren) |
| Facturen | Zes jaar na het einde van het boekjaar (Britse vennootschaps- en belastingwetgeving) |
| Gegevens van kaarthouders | Zolang je Fidelia gebruikt, of tot jij of de klant om wissing vraagt |
| Apple Wallet-apparaat-ID’s van een verwijderde kaart | Drie dagen, zodat de telefoon de gedeactiveerde kaart ontvangt |
| E-mailgesprekken in je inbox | 24 maanden na het laatste bericht, of meteen als de klant gewist wordt |
| Gesalte IP-hashes (inschrijvingspagina, terugbelformulier) | Eén dag |
| Terugbelverzoeken | Twaalf maanden |
| Serverlogs | Hoogstens 30 dagen |
| Supportberichten | Tot twee jaar na de laatste uitwisseling |
Als je een klant verwijdert, worden zijn voornaam en e-mailadres meteen gewist en werkt zijn kaart niet meer in de wallet; de anonieme geschiedenis blijft zodat je statistieken kloppen.
De juridische documenten
Fidelia is een merk van Metadia Ltd, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk; gegevens waartoe ons team vanuit het VK toegang heeft, zijn gedekt door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, de UK GDPR en de Data Protection Act 2018. Voor een privacyvraag schrijf je naar hello@fidelia.se. Je kunt ook contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).