Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de onderneming die Fidelia gebruikt (de “verwerkingsverantwoordelijke”, “u”) en Metadia Ltd, een vennootschap ingeschreven in Engeland en Wales onder ondernemingsnummer 14573833, met maatschappelijke zetel te 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londen WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk (de “verwerker”, “Fidelia”). Ze maakt deel uit van onze algemene voorwaarden en is automatisch van toepassing zolang u Fidelia gebruikt. Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de voorwaarden inzake de bescherming van persoonsgegevens, heeft deze overeenkomst voorrang.

Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

Fidelia verwerkt persoonsgegevens om uw digitale getrouwheidsprogramma te laten werken: klanten laten deelnemen, hun kaarten in Apple Wallet, Google Wallet of op het web aanmaken en bijwerken, stempels, punten, saldi en beloningen registreren, de berichten versturen die u inplant, en u het dashboard, de statistieken en de export ter beschikking stellen. De verwerking duurt zolang u Fidelia gebruikt, verlengd met de termijn die nodig is om de gegevens na het einde te wissen (zie “Einde van de overeenkomst”).

Fidelia verwerkt deze gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt of verhuurt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame.

Betrokkenen: uw klanten die deelnemen aan uw getrouwheidsprogramma (“kaarthouders”) en uw personeel, voor zover hun handelingen in uw stempelhistoriek worden geregistreerd.

• Identificatie: voornaam, en e-mailadres indien de kaarthouder het opgeeft.
• Voorkeuren en toestemmingen: taal, datum van aanvaarding van de voorwaarden, toestemming om nieuwsberichten te ontvangen.
• Kaartgegevens: willekeurig kaartnummer, type wallet, technische identificatiegegevens van de Apple-toestellen waarop de kaart is geïnstalleerd, status van de kaart.
• Getrouwheidshistoriek: stempels, punten, saldi, beloningen, bezoeken en VIP-niveaus, met datum, tijdstip, vestiging en medewerker van elke handeling, en de notities die u toevoegt bij de correctie van een kaart.
• Berichten: de inhoud van de berichten die u verstuurt en aan welke kaarten ze werden afgeleverd.
• Beveiliging: een gezouten hash van het IP-adres dat bij de inschrijving werd gebruikt, bewaard gedurende één dag.

Voor de dienst zijn geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) nodig. U mag zulke gegevens niet in Fidelia invoeren, bijvoorbeeld in namen of correctienotities.

• U bepaalt de doeleinden van de verwerking en zorgt ervoor dat ze op een geldige rechtsgrond berust.
• U informeert uw klanten over de verwerking, bijvoorbeeld met een mededeling aan de toonbank of op uw website en door te verwijzen naar ons privacybeleid.
• U stuurt alleen nieuwsberichten naar klanten die daarvoor hebben gekozen en houdt de gegevens die u invoert juist.
• U geeft uw instructies via de instellingen van het dashboard of schriftelijk via hello@fidelia.se. Uw gebruik van Fidelia overeenkomstig de voorwaarden geldt als uw gedocumenteerde instructie.

Fidelia verbindt zich ertoe:

• persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van uw gedocumenteerde instructies, ook wat doorgiften buiten de EER betreft, tenzij de wet anders vereist; in dat geval stellen wij u daarvan vooraf in kennis, tenzij de wet dat verbiedt;
• u onverwijld te verwittigen als een instructie naar onze mening inbreuk maakt op de gegevensbeschermingswetgeving;
• ervoor te zorgen dat iedereen bij Fidelia die toegang heeft tot de gegevens tot geheimhouding verplicht is en er alleen toegang toe neemt wanneer dat nodig is;
• de in deze overeenkomst beschreven beveiligingsmaatregelen toe te passen;
• u, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij te staan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij het nakomen van uw verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging;
• de informatie ter beschikking te stellen die nodig is om aan te tonen dat artikel 28 AVG wordt nageleefd, en audits toe te staan zoals hieronder beschreven.

• Hosting in de Europese Unie (database in Frankfurt, Duitsland; websites in Frankrijk).
• Versleuteling van gegevens tijdens de overdracht (HTTPS/TLS) en in rust.
• Strikte scheiding tussen ondernemingen in de database zelf (row-level security), zodat een onderneming nooit de gegevens van een andere kan lezen.
• Toegang op basis van rollen: medewerkers zien alleen voornamen en de kaart die ze scannen; alleen eigenaars en managers zien e-mailadressen, historiek en export.
• Willekeurige kaartnummers van 128 bits; de barcode bevat alleen dat nummer.
• Een historiek waaraan alleen kan worden toegevoegd: stempels en beloningen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd, alleen tenietgedaan door een nieuwe geregistreerde handeling.
• Wachtwoorden en pincodes opgeslagen als hash; geheimen en ondertekeningssleutels bewaard buiten de broncode.
• Snelheidslimieten en wachttijden tegen misbruik, regelmatige back-ups, en toegang van ons team beperkt tot ondersteuning en onderhoud, met een persoonlijk account.

Wij kunnen deze maatregelen bijwerken, op voorwaarde dat het algemene beschermingsniveau niet daalt.

U verleent Fidelia een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Elke subverwerker is gebonden door een schriftelijke overeenkomst met gegevensbeschermingsverplichtingen die minstens gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst, en Fidelia blijft tegenover u aansprakelijk voor hun werkzaamheden. De huidige subverwerkers zijn:

• Supabase, Inc.: database, authenticatie, bestandsopslag en serverfuncties; gegevens gehost in de EU (Frankfurt, Duitsland).
• o2switch SAS, Frankrijk: hosting van de websites en van de app, en e-mailserver.
• Google Ireland Limited: kaarten in Google Wallet, voor kaarthouders die het gebruiken.
• Apple Inc. en Apple Distribution International Ltd.: updatemeldingen voor kaarten in Apple Wallet (alleen een technisch pushtoken), voor kaarthouders die het gebruiken.
• Cloudflare, Inc.: domeinnaamdienst en netwerkbeveiliging.

Stripe verwerkt uitsluitend betaalgegevens van de handelaar, niet van kaarthouders. Wij brengen u minstens 30 dagen vooraf per e-mail op de hoogte voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. U kunt binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken; vinden wij samen geen oplossing, dan kunt u de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging van toepassing wordt.

De gegevens worden gehost in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker er toegang toe kan hebben vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt Fidelia ervoor dat de doorgifte beschermd is door een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) voor gecertificeerde ondernemingen, of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen.

Fidelia wordt uitgebaat door Metadia Ltd, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. De toegang van ons team tot de gegevens vanuit het Verenigd Koninkrijk valt onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk.

Met uw dashboard kunt u de gegevens en de historiek van een klant inzien, een kaart corrigeren en een klant verwijderen. Bij verwijdering worden de voornaam en het e-mailadres onmiddellijk gewist, worden alle kaarten van die klant gedeactiveerd en blijft alleen een anonieme historiek bewaard.

Neemt een betrokkene rechtstreeks contact op met Fidelia, dan sturen wij het verzoek onverwijld aan u door en beantwoorden wij het niet zelf, tenzij u ons daarom vraagt. Hebt u meer hulp nodig, bijvoorbeeld voor een export, dan staan wij u binnen een redelijke termijn bij.

Fidelia stelt u zonder onredelijke vertraging, en indien mogelijk binnen 48 uur, in kennis nadat het kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die uw gegevens treft. De kennisgeving beschrijft, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en het aantal betrokken personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wij houden u vervolgens op de hoogte en helpen u om de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en, waar vereist, de betrokkenen in kennis te stellen.

Op verzoek verstrekken wij u de informatie die u nodig hebt om na te gaan of wij deze overeenkomst naleven, zoals een beschrijving van onze maatregelen en van de certificeringen van onze subverwerkers. Volstaat dat niet, dan kunt u een audit laten uitvoeren, hoogstens eenmaal per jaar, mits een kennisgeving van minstens 30 dagen, door een onafhankelijke auditor die tot geheimhouding verplicht is, tijdens de werkuren en zonder de dienst te verstoren. De kosten ervan zijn voor uw rekening, tenzij de audit een aanzienlijke tekortkoming van onze kant aan het licht brengt. Audits door een toezichthoudende autoriteit zijn altijd mogelijk.

Wanneer u uw account afsluit of de overeenkomst eindigt, kunt u ons vragen de gegevens van uw klanten terug te bezorgen in een gangbaar formaat (CSV). Wij wissen ze vervolgens binnen 30 dagen, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Back-ups worden binnen de daaropvolgende 30 dagen overschreven. Op verzoek bevestigen wij de wissing schriftelijk.

De kaarten in de wallets van uw klanten worden gedeactiveerd wanneer de gegevens worden gewist.

De aansprakelijkheidsregels van onze algemene voorwaarden zijn van toepassing op deze overeenkomst, zonder afbreuk te doen aan de rechten van betrokkenen op grond van de AVG. Deze overeenkomst wordt beheerst door het recht van Engeland en Wales; de rechtbanken van Engeland en Wales zijn exclusief bevoegd. Bij verschillen tussen de taalversies van deze overeenkomst heeft de Engelse versie voorrang.