Beurtenkaarten en klantenkaart voor je fitness of studio

Studio’s en kleine fitnesszalen leven meer van herhaalbezoeken dan eender welk ander vak: een yogalid dat een jaar lang twee keer per week komt, is veel meer waard dan tien losse lessen. Het risico is stille uitval. Iemand mist twee weken, dan een maand, en komt nooit meer terug. De meeste studio’s verkopen al 10-beurtenkaarten op papier of in een spreadsheet. Fidelia verplaatst die pas naar de telefoon van het lid, telt elk bezoek en geeft je een manier om de mensen te bereiken die niet meer komen.

Wat beloon je, en na hoeveel stempels?

Voor een studio is de waardevolste beloning vaak een gratis les: een lege plek op de mat kost je bijna niets.

• 10Een gratis losse lesVoor klanten die losse lessen nemen en geen pakket kopen.
• 8Een gratis smoothie of proteïneshakeEen aparte stempelkaart voor je bar.
• 12Een gratis les voor een vriendBrengt een nieuw gezicht naar de studio.
• Drinkfles of handdoek met je logoEen voordeel voor een VIP-niveau, bijvoorbeeld bij 50 lessen.

Rekenvoorbeeld. Een losse les kost € 15. Na 10 losse lessen heeft de klant € 150 uitgegeven en krijgt hij een gratis les. Is de les niet vol, dan kost die extra persoon je bijna niets: de leraar en de zaal zijn toch betaald. Zelfs tegen de volle prijs gerekend is de beloning 10 % van zijn uitgaven. Een smoothie die voor € 5 verkocht wordt en je € 1,50 aan ingrediënten kost, na 8 smoothies, is minder dan 4 %. Dit zijn voorbeeldcijfers.

Een stempelkaart telt tussen 3 en 30 stempels. Het aantal later wijzigen geldt alleen voor nieuwe kaarten; lopende kaarten behouden hun regel.

Welk soort kaart past bij een fitness of studio?

In dit vak tellen de andere kaarttypes van Fidelia het meest. Stempels zitten in Essential; pakketten, lidmaatschappen en VIP-niveaus zitten in Pro.

Pakketkaart (Pro): een 10-beurtenkaart (carte 10 séances, beurtenkaart) die vooraf betaald wordt. De kaart toont “Nog niet actief · betaal aan de balie” tot je personeel na betaling op Activeren tikt. Elke les is één “Gebruik 1” en het lid ziet wat er nog op de kaart staat. Is ze op, dan voegt “Pakket verkopen” een nieuwe toe.

Lidmaatschapskaart (Pro): een korting en/of voordeel met een geldigheid van 1 tot 24 maanden, bijvoorbeeld een lidmaatschap van 3 of 12 maanden. Je personeel activeert het na betaling, doet bij elk bezoek een “Check-in” en een “Verlengen” bij afloop. De wachttijd voorkomt een dubbele check-in.

VIP-niveaus (Pro) op aantal bezoeken belonen trouw: een niveau bij 50 lessen, een ander bij 150, met voordelen op de achterkant van de pas. De scanner toont “Nieuw niveau”, een mooi moment om iemand na de les te feliciteren.

Meerdere kaarten (Pro) laten je een pakketkaart en een smoothie-stempelkaart naast elkaar laten lopen.

Hoe stempel je tijdens de drukte?

De drukte in een studio zijn de tien minuten voor een les, wanneer vijftien mensen tegelijk binnenkomen, en vlak erna, wanneer de volgende groep binnenstapt.

• Zet een tablet of telefoon aan de receptie, ingelogd met een pincode van het personeel. In een studio zonder balie kan de leraar scannen met zijn eigen telefoon via een personeelslogin.
• Leden tonen hun pas bij het binnenkomen. Eén scan doet een “Gebruik 1” op hun pakket of een check-in op hun lidmaatschap en toont hun voornaam en wat er overblijft.
• De wachttijd (standaard 5 minuten, aanpasbaar) voorkomt dat een lid twee keer voor dezelfde les wordt ingecheckt.
• Een foute scan wordt door de eigenaar of een manager in het dashboard gecorrigeerd met “Stempels aanpassen”; de reden en wie de wijziging deed worden bewaard.
• De scanner heeft internet nodig. Studio’s in een kelder met slecht bereik hebben wifi aan de balie nodig.

Ideeën per seizoen en gelegenheid

• Januari: goede voornemens. Je beste maand voor nieuwe pakketten en lidmaatschappen.
• Voor de zomer: in mei en juni willen mensen in vorm komen voor de vakantie.
• Juli en augustus: rustigere maanden, vakantieroosters en zomerlessen.
• September: la rentrée. Terug naar de routine, de tweede grote golf van het jaar.
• Examenperiodes (januari en juni): studenten haken af; een yoga- of stretchles in examentijd kan ze behouden.
• December: rustigere weken, een goed moment om pakketten als cadeau te promoten, met het advies van je boekhouder hierboven in gedachten.

Wat stuur je per push of e-mail?

Met Pro verschijnen pushberichten op het vergrendelscherm via de Wallet-pas. Alleen leden die het nieuwsvakje aanvinkten, ontvangen ze. Voorbeelden:

• Titel: “Nieuw rooster vanaf maandag” Tekst: “Twee nieuwe yogalessen ’s ochtends om 7 uur en een mobiliteitssessie op zaterdag. Bekijk het volledige rooster aan de balie of op onze website.”
• Titel: “We zagen je al een tijdje niet” Tekst: “Je mat wacht op je. Kom naar een les deze week, en wil je rustig herbeginnen, vraag dan naar een beginnersles.”
• Titel: “Openingsuren eindejaar” Tekst: “Van 24 december tot 1 januari draaien we een beperkt rooster. Vanaf 2 januari starten de lessen weer zoals gewoonlijk.”

De doelgroep “al 30 dagen niet gezien” past goed bij een studio: vaste wekelijkse leden die een maand niet kwamen, zijn degenen die je moet bereiken. Stuur ze één vriendelijk bericht, geen reeks.

E-mailidee: eind december een mail met het rooster van januari, de nieuwe beginnerscursus en je tarieven voor pakketten, met het evenementsjabloon. Antwoorden komen binnen in de inbox van je dashboard.

Studio’s in Brussel geven vaak les in het Engels, Frans en Nederlands. Schrijf je berichten in alle drie als je leden gemengd zijn; elk krijgt de versie in de taal van zijn telefoon.

Veelgehoorde bezwaren

“We gebruiken al een boekingsapp.” Fidelia is geen boekingssysteem en werkt naast het jouwe. Beheert je boekingsapp pakketten en lidmaatschappen al goed, dan heb je ons misschien niet nodig. Fidelia is zinvol als je pakketten nog op papier staan, of als je de pas in de wallet van het lid wilt, met berichten op het vergrendelscherm.

“We hebben tourniquets of deurtoegang nodig.” Fidelia doet geen toegangscontrole. Het werkt aan een bemande balie of met een leraar die scant.

“Mensen vergeten hun pas te tonen.” De pas staat op het vergrendelscherm van hun telefoon, die ze toch al bij zich hebben. Je personeel kan ze met hun voornaam begroeten vanaf het scannerscherm, waardoor de check-in een deel van het onthaal wordt.

Wat kost het?

Essential, aan € 29 per maand excl. btw, dekt een stempelkaart voor één vestiging: genoeg voor een klantenkaart voor losse lessen of een smoothiebar. De meeste studio’s willen Pro, aan € 59 per maand, voor pakketten, lidmaatschappen, VIP-niveaus en berichten aan leden die afhaken. Een tweede studio kost € 19 per maand. Probeer Pro 14 dagen gratis; de eerste Belgische handelaars behouden de oprichterprijs van € 19 per maand voor het leven.

Heb je naast de studio een schoonheidssalon of nagelstudio? Bekijk de pagina voor schoonheidssalons.