Je beperkt stempelfraude met vier beschermingen: een wachttijd tussen twee stempels, een logboek van wie heeft gestempeld, getraceerde correcties en kaarten die je niet kan raden of overschrijven. Een papieren kaart heeft geen enkele van die beschermingen; een digitale kaart heeft ze alle vier.
Hieronder lees je de meest voorkomende manieren om te sjoemelen, waarom papier daar kwetsbaar voor is en hoe je je beschermt zonder het je eerlijke klanten lastig te maken.
Hoe sjoemel je met een stempelkaart?
Op papier zijn het vooral eenvoudige dingen:
- Zelfgemaakte stempels. Een klant tekent stempels of gebruikt een gelijkaardige stempel.
- Kopieën. Een kaart wordt gefotografeerd of gekopieerd en daarna meermaals gebruikt.
- Te veel stempels aan de toonbank. In de drukte krijgt één aankoop twee stempels, of een vriend stempelt voor een ander.
- Het personeel. Iemand stempelt voor vrienden of voor zichzelf.
In de meeste zaken komt het zelden voor, maar het gebeurt, en met papier kan je achteraf niets controleren: de stempels staan op de kaart, niet bij jou.
Wat beschermt een digitale kaart?
Een digitale kaart zit in de telefoon van de klant, maar de stempels worden bij jou geregistreerd. Dat geeft vier beschermingen.
Een wachttijd tussen twee stempels
Op dezelfde kaart kan een tijdje geen nieuwe stempel gezet worden. Bij Fidelia is de wachttijd standaard 5 minuten, en je stelt ze in zoals je wilt. Zo vermijd je dubbele stempels in de drukte en pogingen om er meerdere voor dezelfde aankoop te krijgen.
Een logboek van elke stempel
Elke stempel registreert wie hem zette, waar en met welk toestel. Je kan dus achteraf zien wie wat heeft gestempeld.
Getraceerde correcties
Soms vergist iemand zich. De zaakvoerder of een manager corrigeert de kaart in het dashboard met “Stempels aanpassen”; de reden en de auteur worden bewaard. Er wordt niets gewist: een nieuwe regel compenseert de vorige. De geschiedenis blijft volledig en niemand kan ze achteraf “uitgummen”.
Kaarten die je niet kan raden of kopiëren
Elke kaart heeft een willekeurig nummer, te lang om te raden. De barcode bevat enkel dat nummer, geen naam of andere persoonsgegevens. Een foto van andermans kaart levert alleen een foto van een barcode op, en de stempels blijven bij jou. Bovendien moet een kaart waarvan de beloning klaarstaat eerst gebruikt worden vooraleer er nog stempels bij komen: een beloning neem je maar één keer.
Wat doe je naast de techniek?
De techniek lost een deel van het probleem op, de gewoontes de rest.
- Een regel die iedereen kent. Eén stempel per aankoop, of per bezoek. Schrijf ze op de kaart of de affiche.
- Enkel aan de kassa stempelen. Geen stempel achteraf zonder aankoop.
- Eén toegang per persoon. Iedereen heeft zijn eigen toegang tot de scanner: je ziet wie wat deed en niemand leent de zijne uit.
- Af en toe een blik op het logboek. Je hoeft niet alles na te kijken.
- Erover praten. Een flink deel van de afwijkingen in het team komt van vage regels, niet van kwade wil.
Moet je je er veel zorgen over maken?
Minder dan je denkt. Een stempel te veel kost je weinig, en de echte kost van een beloning is vaak bescheiden: lees de echte kost van een beloning. Wat meer kost, is de kaart ingewikkeld maken voor alle eerlijke klanten om er enkelen tegen te houden. Zet in op eenvoudige beschermingen die de klant niet merkt.
Papier of digitaal: de vergelijking
| Papieren kaart | Digitale kaart | |
|---|---|---|
| Wachttijd tussen twee stempels | Nee | Ja, je stelt de duur in |
| Logboek van wie heeft gestempeld | Nee | Ja, elke stempel wordt geregistreerd |
| Correcties | Onmogelijk | Door de zaakvoerder of een manager, getraceerd, zonder iets te wissen |
| Kopiëren mogelijk | Ja | Willekeurig nummer, stempels bij jou |
Om van papier naar digitaal over te stappen, lees van papieren naar digitale klantenkaart, of papieren stempels overzetten tijdens de overgang. De prijzen staan op de pagina met tarieven.
Samengevat
Fraude is zelden een groot probleem, maar je beschermt je er makkelijk tegen. Een wachttijd tussen stempels, een logboek, getraceerde correcties en kaarten die je niet kopieert: dan kan je je concentreren op wat telt, je klanten laten terugkomen.