Carnets de séances et carte de fidélité pour votre salle de sport ou studio

Les studios et les petites salles de sport vivent des visites répétées plus que n’importe quel autre métier : une élève de yoga qui vient deux fois par semaine pendant un an vaut bien plus que dix cours à l’unité. Le risque, c’est le départ silencieux. Quelqu’un rate deux semaines, puis un mois, et ne revient plus. La plupart des studios vendent déjà des carnets de 10 séances sur papier ou dans un tableur. Fidelia déplace ce pass dans le téléphone du membre, compte chaque visite et vous donne un moyen de relancer ceux qui ne viennent plus.

Quoi offrir, et après combien de tampons ?

Pour un studio, la récompense la plus intéressante est souvent un cours offert : une place vide sur le tapis ne vous coûte presque rien.

• 10Un cours à l'unité offertPour les clients qui viennent à l'unité et n'achètent pas de carnet.
• 8Un smoothie ou un shake protéiné offertUne carte à tampons séparée pour votre bar.
• 12Un cours offert à un amiAmène un nouveau visage au studio.
• Gourde ou serviette à votre marqueUn avantage pour un niveau VIP, par exemple à 50 cours.

Exemple de calcul. Un cours à l’unité coûte 15 €. Après 10 cours, le client a dépensé 150 € et reçoit un cours gratuit. Si le cours n’est pas complet, la personne en plus ne vous coûte presque rien : le professeur et la salle sont payés de toute façon. Même compté au prix plein, la récompense représente 10 % de ses dépenses. Un smoothie vendu 5 € qui vous coûte 1,50 € d’ingrédients, après 8 smoothies, c’est moins de 4 %. Ces chiffres sont des exemples.

Une carte à tampons peut compter entre 3 et 30 tampons. Changer le nombre plus tard ne touche que les nouvelles cartes ; les cartes en cours gardent leur règle.

Quel type de carte pour une salle de sport ou un studio ?

C’est le métier où les autres types de cartes de Fidelia comptent le plus. Les tampons sont dans le plan Essential ; les carnets, abonnements et niveaux VIP sont dans le plan Pro.

Carte forfait (Pro) : un carnet de 10 séances (carte 10 séances, beurtenkaart) payé d’avance. La carte affiche « Pas encore active · payez au comptoir » jusqu’à ce que le personnel appuie sur « Activer » après le paiement. Chaque cours est un « Utiliser 1 », et le membre voit ce qui reste sur son carnet. Quand il est épuisé, « Vendre un forfait » en ajoute un nouveau.

Abonnement (Pro) : une remise et/ou un avantage valable de 1 à 24 mois, par exemple un abonnement de 3 ou de 12 mois. Le personnel l’active après le paiement, fait un « Check-in » à chaque visite et un « Renouveler » à l’échéance. Le délai entre deux scans empêche un double check-in.

Les niveaux VIP (Pro), selon le nombre de visites, récompensent la régularité : un niveau à 50 cours, un autre à 150, avec les avantages indiqués au dos du pass. Le scanner affiche « Nouveau niveau », un bon moment pour féliciter quelqu’un après le cours.

Plusieurs cartes (Pro) vous permettent de faire tourner une carte forfait et une carte à tampons smoothie en parallèle.

Comment tamponner pendant le coup de feu ?

Le coup de feu dans un studio, ce sont les dix minutes avant un cours, quand quinze personnes arrivent en même temps, et juste après, quand le groupe suivant entre.

• Placez une tablette ou un téléphone à l’accueil, connecté avec un code PIN du personnel. Dans un studio sans accueil, le professeur peut scanner depuis son propre téléphone avec une connexion du personnel.
• Les membres présentent leur pass en entrant. Un scan fait un « Utiliser 1 » sur leur carnet ou un check-in sur leur abonnement, et affiche leur prénom et ce qu’il leur reste.
• Le délai (5 minutes par défaut, réglable) empêche un membre d’être enregistré deux fois pour le même cours.
• Un scan erroné est corrigé par le gérant ou un manager dans le tableau de bord avec « Corriger les tampons » ; la raison et l’auteur de la modification sont enregistrés.
• Le scanner a besoin d’internet. Les studios en sous-sol avec un mauvais réseau ont besoin du Wi-Fi à l’accueil.

Idées pour les saisons et les occasions

• Janvier : les bonnes résolutions. Votre meilleur mois pour de nouveaux carnets et abonnements.
• Avant l’été : en mai et juin, on veut être en forme pour les vacances.
• Juillet et août : mois plus calmes, horaires de vacances et cours d’été.
• Septembre : la rentrée. Retour à la routine, la deuxième grande vague de l’année.
• Périodes d’examens (janvier et juin) : les étudiants décrochent ; un cours de yoga ou d’étirements pendant les examens peut les retenir.
• Décembre : semaines plus calmes, bon moment pour proposer des carnets en cadeau, en gardant à l’esprit le conseil de votre comptable ci-dessus.

Quoi envoyer par push ou par e-mail ?

Avec le Pro, les push s’affichent sur l’écran de verrouillage via le pass Wallet. Seuls les membres qui ont coché la case des nouvelles les reçoivent. Exemples :

• Titre : « Nouvel horaire dès lundi » Texte : « Deux nouveaux cours de yoga le matin à 7 h et une séance de mobilité le samedi. Consultez l’horaire complet à l’accueil ou sur notre site. »
• Titre : « On ne vous a pas vu depuis un moment » Texte : « Votre tapis vous attend. Venez à n’importe quel cours cette semaine, et si vous voulez reprendre en douceur, demandez-nous une séance pour débutants. »
• Titre : « Horaires de fin d’année » Texte : « Du 24 décembre au 1er janvier, nous appliquons un horaire réduit. Les cours reprennent normalement le 2 janvier. »

L’audience « pas vue depuis 30 jours » convient bien à un studio : les habitués hebdomadaires qui ont passé un mois sans venir sont ceux qu’il faut relancer. Envoyez-leur un seul message sympathique, pas une série.

Idée d’e-mail : fin décembre, un e-mail avec l’horaire de janvier, le nouveau cours pour débutants et vos tarifs de carnets, avec le modèle événement. Les réponses arrivent dans la boîte de réception de votre tableau de bord.

Les studios bruxellois enseignent souvent en français, en néerlandais et en anglais. Rédigez vos messages dans les trois langues si vos membres sont mélangés ; chacun reçoit la version de la langue de son téléphone.

Les objections qu’on entend souvent

« On utilise déjà une application de réservation. » Fidelia n’est pas un système de réservation et se place à côté du vôtre. Si votre application gère déjà bien les carnets et les abonnements, vous n’avez peut-être pas besoin de nous. Fidelia a du sens si vos carnets sont encore sur papier, ou si vous voulez le pass dans le wallet du membre avec des messages sur l’écran de verrouillage.

« Il nous faut des tourniquets ou un accès par porte. » Fidelia ne fait pas de contrôle d’accès. Il fonctionne à un accueil tenu par du personnel ou avec un professeur qui scanne.

« Les gens oublient de montrer leur pass. » Le pass est sur l’écran de verrouillage du téléphone, qu’ils ont déjà sur eux. Le personnel peut les accueillir par leur prénom depuis l’écran du scanner, ce qui fait du check-in un moment d’accueil.

Combien ça coûte ?

Le plan Essential, à 29 € par mois hors TVA, couvre une carte à tampons pour un établissement : suffisant pour une carte de fidélité pour les cours à l’unité ou un bar à smoothies. La plupart des studios voudront le plan Pro, à 59 € par mois, pour les carnets, abonnements, niveaux VIP et messages aux membres qui décrochent. Un deuxième studio coûte 19 € par mois. Essayez le Pro gratuitement pendant 14 jours ; les premiers commerçants belges peuvent garder le tarif fondateur de 19 € par mois à vie.

Vous gérez un institut de beauté ou un nail bar à côté du studio ? Voyez la page institut de beauté.