Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta avtal ingås mellan det företag som använder Fidelia (”den personuppgiftsansvarige”, ”du”) och Metadia Ltd, ett bolag registrerat i England och Wales med organisationsnummer 14573833 och registrerad adress 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Storbritannien (”personuppgiftsbiträdet”, ”Fidelia”). Det utgör en del av våra allmänna villkor och gäller automatiskt så länge du använder Fidelia. Om detta avtal och villkoren strider mot varandra i fråga om skydd av personuppgifter har detta avtal företräde.

Begrepp som personuppgifter, behandling, personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde, underbiträde, registrerad och personuppgiftsincident har den innebörd som de har i dataskyddsförordningen.

Fidelia behandlar personuppgifter för att driva ditt digitala lojalitetsprogram: låta kunder gå med, skapa och uppdatera deras kort i Apple Wallet, Google Wallet eller på webben, registrera stämplar, poäng, saldon och belöningar, skicka de meddelanden du schemalägger samt ge dig tillgång till kontrollpanelen, statistik och export. Behandlingen pågår så länge du använder Fidelia, med tillägg för den tid som behövs för att radera uppgifterna efter upphörandet (se ”Avtalets upphörande”).

Fidelia behandlar inte dessa uppgifter för egna ändamål och säljer inte, hyr inte ut och använder inte uppgifterna för reklam.

Registrerade: dina kunder som går med i ditt lojalitetsprogram (”kortinnehavare”) samt din personal, i den mån deras åtgärder registreras i din stämpelhistorik.

• Identifiering: förnamn och, om kortinnehavaren lämnar den, e-postadress.
• Inställningar och samtycken: språk, datum då villkoren godkändes, samtycke till att ta emot nyheter.
• Kortuppgifter: slumpmässigt kortnummer, typ av plånbok, tekniska identifierare för de Apple-enheter som har installerat kortet, kortets status.
• Lojalitetshistorik: stämplar, poäng, saldon, belöningar, besök och VIP-nivåer, med datum, tidpunkt, försäljningsställe och medarbetare för varje åtgärd, samt de anteckningar du lägger till när du korrigerar ett kort.
• Meddelanden: innehållet i de meddelanden du skickar och till vilka kort de levererades.
• Säkerhet: ett saltat hashvärde av den IP-adress som användes vid anslutningen, som sparas i en dag.

Inga särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel uppgifter om hälsa) behövs för tjänsten. Du får inte föra in sådana uppgifter i Fidelia, till exempel i namn eller korrigeringsanteckningar.

• Du bestämmer ändamålen med behandlingen och säkerställer att den har en giltig rättslig grund.
• Du informerar dina kunder om behandlingen, till exempel genom ett meddelande vid kassan eller på din webbplats och genom att hänvisa till vår integritetspolicy.
• Du skickar endast nyheter till kunder som har samtyckt till det och ser till att de uppgifter du för in är korrekta.
• Du lämnar dina instruktioner genom inställningarna i kontrollpanelen eller skriftligen till hello@fidelia.se. Din användning av Fidelia i enlighet med villkoren utgör din dokumenterade instruktion.

Fidelia åtar sig att:

• endast behandla personuppgifter enligt dina dokumenterade instruktioner, även när det gäller överföringar till länder utanför EES, om inte lagen kräver något annat; i så fall informerar vi dig först, om inte lagen förbjuder det;
• utan dröjsmål underrätta dig om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen;
• säkerställa att alla hos Fidelia som har tillgång till uppgifterna omfattas av tystnadsplikt och endast tar del av dem när det behövs;
• vidta de säkerhetsåtgärder som beskrivs i detta avtal;
• med beaktande av behandlingens art bistå dig med att besvara förfrågningar från registrerade och att fullgöra dina skyldigheter avseende säkerhet, anmälan av personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd;
• ge dig tillgång till den information som krävs för att visa att artikel 28 i dataskyddsförordningen efterlevs, och möjliggöra granskningar enligt vad som anges nedan.

• Lagring inom Europeiska unionen (databasen i Frankfurt i Tyskland, webbplatserna i Frankrike).
• Kryptering av uppgifter under överföring (HTTPS/TLS) och i lagrat skick.
• Strikt åtskillnad mellan företag i själva databasen (säkerhet på radnivå, row-level security), så att ett företag aldrig kan läsa ett annat företags uppgifter.
• Rollbaserad åtkomst: personalen ser endast förnamn och det kort de skannar. Endast ägare och chefer ser e-postadresser, historik och export.
• Slumpmässiga kortnummer på 128 bitar. Streckkoden innehåller endast det numret.
• En historik som endast kan utökas: stämplar och belöningar kan inte ändras eller raderas, endast återföras genom en ny registrerad åtgärd.
• Lösenord och PIN-koder lagras som hashvärden. Hemligheter och signeringsnycklar förvaras utanför källkoden.
• Begränsningar av antalet förfrågningar och spärrtider mot missbruk, regelbundna säkerhetskopior samt åtkomst för vårt team som är begränsad till support och underhåll och sker via ett personligt konto.

Vi kan uppdatera dessa åtgärder, förutsatt att den samlade skyddsnivån inte sänks.

Du ger Fidelia ett allmänt skriftligt tillstånd att anlita underbiträden. Varje underbiträde är bundet av ett skriftligt avtal med dataskyddsskyldigheter som minst motsvarar detta avtal, och Fidelia ansvarar gentemot dig för underbiträdenas arbete. De nuvarande underbiträdena är:

• Supabase, Inc.: databas, autentisering, fillagring och serverfunktioner. Uppgifterna lagras inom EU (Frankfurt, Tyskland).
• o2switch SAS, Frankrike: webbhotell för webbplatserna och appen samt e-postserver.
• Google Ireland Limited: kort i Google Wallet, för de kortinnehavare som använder det.
• Apple Inc. och Apple Distribution International Ltd.: uppdateringsnotiser för kort i Apple Wallet (endast teknisk push-token), för de kortinnehavare som använder det.
• Cloudflare, Inc.: domännamnstjänst och nätverksskydd.

Stripe behandlar endast betalningsuppgifter om handlaren, inte om kortinnehavare. Vi informerar dig via e-post minst 30 dagar innan vi lägger till eller byter ut ett underbiträde. Du kan invända på skäliga grunder inom den tiden. Om vi inte kan hitta en lösning tillsammans kan du säga upp avtalet innan ändringen börjar gälla.

Uppgifterna lagras inom Europeiska unionen. Om ett underbiträde kan komma åt dem från ett land utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) säkerställer Fidelia att överföringen skyddas genom ett beslut om adekvat skyddsnivå, såsom ramverket för dataskydd mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework) för certifierade företag, eller genom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler, vid behov kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder.

Fidelia drivs av Metadia Ltd, som är etablerat i Storbritannien. Vårt teams åtkomst till uppgifterna från Storbritannien omfattas av Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för Storbritannien.

I din kontrollpanel kan du se en kunds uppgifter och historik, korrigera ett kort och radera en kund. Vid radering tas förnamn och e-postadress bort omedelbart, kundens samtliga kort avaktiveras och endast en anonym historik sparas.

Om en registrerad kontaktar Fidelia direkt vidarebefordrar vi begäran till dig utan dröjsmål och besvarar den inte själva, om du inte ber oss om det. Om du behöver ytterligare hjälp, till exempel med en export, bistår vi dig inom skälig tid.

Fidelia underrättar dig utan onödigt dröjsmål, och om möjligt inom 48 timmar, efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör dina uppgifter. Underrättelsen beskriver, i den mån det är känt, incidentens art, vilka uppgifter och hur många personer som berörs, de sannolika konsekvenserna och de åtgärder som har vidtagits eller föreslås. Vi håller dig därefter informerad och hjälper dig att anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och att informera de registrerade när det krävs.

På begäran lämnar vi den information du behöver för att kontrollera att vi följer detta avtal, till exempel en beskrivning av våra åtgärder och av våra underbiträdens certifieringar. Om det inte räcker får du låta genomföra en granskning, högst en gång per år och med minst 30 dagars varsel, av en oberoende granskare som omfattas av tystnadsplikt, under arbetstid och utan att tjänsten störs. Du står för kostnaderna, om inte granskningen visar på en väsentlig överträdelse från vår sida. Granskningar som utförs av en tillsynsmyndighet är alltid möjliga.

När du avslutar ditt konto eller avtalet upphör kan du begära att vi återlämnar dina kunders uppgifter i ett vanligt format (CSV). Vi raderar dem därefter inom 30 dagar, om inte lagen kräver att vi sparar dem. Säkerhetskopior skrivs över inom de följande 30 dagarna. På begäran bekräftar vi raderingen skriftligen.

Korten i dina kunders plånböcker avaktiveras när uppgifterna raderas.

Ansvarsbestämmelserna i våra allmänna villkor gäller för detta avtal, utan att begränsa de registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Detta avtal ska tillämpas enligt lagen i England och Wales, och domstolarna i England och Wales har exklusiv behörighet. Vid avvikelser mellan språkversionerna av detta avtal har den engelska versionen företräde.